Privacy Policy – Welkom bij de K.W.O.V!

De Koninklijke Winterswijkse Orkest Vereening (hierna te noemen: Kon. WOV) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Kon. WOV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
– Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
– Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
– Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
– Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
– Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
– Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Kon. WOV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden en leerlingen
Persoonsgegevens van leden en leerlingen worden door de Kon. WOV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinde;
– Communicatie over de vereniging;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– Overeengekomen lidmaatschap;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Kon. WOV de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Adres;
– Postcode;
– Woonplaats;
– Geboortedatum;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– IBAN.

Uw persoonsgegevens worden door de Kon. WOV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van bestuursleden en vrijwilligers
Persoonsgegevens van bestuursleden en vrijwilligers worden door de Kon. WOV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Communicatie over de vereniging;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De overeengekomen bestuurslidmaatschap en/of vrijwilligers overeenkomst;

Uw persoonsgegevens worden door Kon. WOV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van donateurs /sponsors
Persoonsgegevens van donateurs/sponsors worden door de Kon. WOV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinde;
– Communicatie over de vereniging;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De overeengekomen donateurschap/sponsor overeenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kon. WOV de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Bedrijfsnaam;
– Adres;
– Postcode;
– Woonplaats;
– E-mailadres;
– IBAN.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
– Contributie bepaling van de bond

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
De Kon. WOV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
– Alle personen die namens Kon. WOV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
– De ledenadministratie overgezet naar het digitale systeem E-boekhouden. Dit systeem is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
– We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
– Onze leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Portretrecht en geluidsmateriaal
Door aanvaarding van deze privacy policy stemt het lid, of de ouders van leden die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt, in met het gebruik door de Kon. WOV van beeld- en geluidsmateriaal waarop hij of zij is afgebeeld of waaraan hij of zij heeft meegewerkt. Het beeld en geluidsmateriaal gemaakt tijdens lessen, optredens, voorstellingen en/of andere activiteiten van Kon. WOV zal uitsluitend worden gebruikt voor PR- en publicatiedoeleinden. Natuurlijk gaat Kon. WOV zorgvuldig om met de beeld en geluidsmaterialen. Er wordt niets geplaatst waardoor leden en leerlingen schade kunnen ondervinden.
Uw toestemming geldt alleen voor beeld en geluidsmateriaal die door Kon. WOV, of in opdracht van Kon. WOV worden gemaakt. Het kan voorkomen dat anderen beeld of geluidsmateriaal maken tijdens activiteiten. Kon. WOV heeft daar geen invloed op, maar gaat ervan uit dat deze personen ook terughoudend zijn bij het plaatsen van beeld en geluidsmaterialen op internet.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens muziekvereniging Kon. WOV
p/a Wooldseweg 117

7108 AA Winterswijk-Woold
06-28060031
info@kwov.nl